Table of Contents
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Fighting corruption and bribery
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Fair competition and antitrust law
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Subsidy fraud and incitement to subsidy fraud
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Money Laundering Prevention
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Respect for human rights and fair working conditions
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Standing up for a safe and social working environment
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Nature and environment
1. Introduction
The founding mission of our Japanese parent company was: “Bring sunshine to Nagano Ina Valley”.
Our corporate mission is to provide a response to the changing world.
Our corporate governance values are determined by our effort to bring the cycle of nature and our endeavour for growth to a harmonious balance.
KOA Europe GmbH (hereinafter referred to as “KOA”) is part of the globally operating KOA group. In the spirit of the visions of the Japanese founder and taking into account the voice of today, KOA’s corporate mission is to build a strong mutual trusting relationship with each of the “5 Stakeholders” of the KOA group: the shareholders, the employees with their families, the customers and business partners, the public and mother earth.
Our principles reflect the values and focus of our company. We are convinced that reliability, tradition, credibility, responsibility, fairness and legality are the basis of our business success. This Code of Conduct summarizes the most important guidelines towards our “5 Stakeholders”.
2. Compliance with Law
KOA conducts its business in accordance with the law. This is the essential basic principle for our economic responsible activities. We comply with the applicable laws and legal requirements. The management and all executives of KOA acknowledge their special duty as role models for the employees.
3. Our Responsibility
Equal treatment and anti-discrimination
KOA and its management and employees respect differences, personal dignity, privacy and personal rights of each individual. Openness and mutual respect determine the way we deal with each other in our company. Discrimination in the workplace will not be tolerated. This applies both to cooperation within the company and in dealings with our customers and business partners. KOA promotes equal opportunities and prevents discrimination in hiring, promotion or the granting of training and further education measures for employees.
Avoidance of conflicts of interest
Business decisions are made exclusively in the best interests of the company. This means that business decisions are made free of any conflicts of interest with private interests or other economic or other activities. In case of doubt, employees consult their direct superior and/or a manager.
4. KOA and our Business Partners
Fighting corruption and bribery
KOA will not tolerate any actions that could create even the slightest semblance of corruption. KOA employees will not solicit, accept a promise, or accept benefits for themselves or another. Corruption harms competition, prevents fair play, and exposes KOA and every KOA employee to unnecessary risk of liability. Violations will not be tolerated and will result in sanctions against the individuals involved. KOA has developed a compliance program and issued compliance guidelines. Each employee is required to actively participate in the implementation of the guidelines in his or her area of responsibility.
Fair competition and antitrust law
KOA does not tolerate antitrust violations or the prevention of fair competition. We value free and fair competition.
Subsidy fraud and incitement to subsidy fraud
If the award of a contract is made on the basis of a formal invitation to bid, KOA will neither consult nor coordinate the bids with other bidders.
Money Laundering Prevention
KOA complies with the legal requirements for the prevention of money laundering and does not engage in money laundering activities. Money laundering means that assets from criminal transactions are put into circulation through further business activities. Each employee will report unusual financial transactions, especially those involving cash, and have them investigated.
5. Principles of Corporate Responsibility
Respect for human rights and fair working conditions
KOA respects and supports the observance of internationally recognized human rights. Any form of forced labor and child labor is strictly rejected. We also expect this from our employees, customers, suppliers and business partners.
Standing up for a safe and social working environment
The applicable laws, regulations and standards on occupational safety and health protection are complied with. Each employee will promote occupational safety and health in his or her area of responsibility. Each manager will instruct and support employees.
Nature and environment
KOA strives to maintain the ecological balance, avoid environmental pollution and conserve natural resources as part of its sustainability strategy. Each employee is responsible for environmental protection in his or her work area and is obligated to comply with environmental protection laws. Each manager will instruct and support employees.
6. Information and Training
KOA regularly informs its employees about current topics in connection with this Code of Conduct. In addition, regular trainings are offered for employees on selected topics.
7. Reporting Procedure
KOA actively promotes the implementation of the policies underlying the Code of Conduct. We encourage every employee to point out circumstances that indicate a violation of laws or guidelines. Employees can contact their direct superior in confidence at any time. They are also the first contact for questions regarding the Code of Conduct and other guidelines.
In addition, KOA has established an internal helpline at the central email address compliance@koaeurope.de and an external helpline to a law firm.
The Management
KOA Europe GmbH
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Verhaltenskodex
Inhaltsverzeichnis
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Bekämpfung von Korruption und Bestechung
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Fairer Wettbewerb und Kartellrecht
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Subventionsbetrug und Anstiftung zum Subventionsbetrug
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Geldwäscheprävention
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Achtung der Menschenrechte und faire Arbeitsbedingungen
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Einstehen für eine sichere und soziale Arbeitsumgebung
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Natur und Umwelt 4
1. Vorwort
Der Gründungsauftrag unseres japanischen Mutterunternehmens lautete: „Bring Sonnenschein ins Nagano Ina-Tal”.
Unsere unternehmerische Mission ist es, eine Antwort auf die sich verändernde Welt zu geben.
Unsere Werte der Unternehmensführung sind davon bestimmt, den Kreislauf der Natur sowie unser Streben nach Wachstum und Reichhaltigkeit in einen harmonischen Ausgleich zu bringen.
Die KOA Europe GmbH (im Folgenden „KOA“ genannt) gehört zur weltweiten agierenden KOA-Unternehmensgruppe. Im Sinne der Visionen des japanischen Gründers und unter Berücksichtigung der Stimme der heutigen Zeit, ist es die Unternehmensmission von KOA, ein starkes gegenseitiges Vertrauensverhältnis zu jedem der „5 Stakeholder“ der KOA-Unternehmensgruppe, den Aktionären, den Mitarbeitern mit ihren Familien, den Kunden und Business-Partnern, der Öffentlichkeit und Mutter Erde, aufzubauen.
Unsere Grundsätze stehen für die Werte und Ausrichtung unseres Unternehmens. Wir sind überzeugt, dass Zuverlässigkeit, Tradition, Glaubwürdigkeit, Verantwortung, Fairness und Legalität die Grundlage unseres geschäftlichen Erfolges sind. Dieser Verhaltenskodex fasst die wichtigsten Richtlinien und Regeln für das Verhalten gegenüber unseren „5 Stakeholdern“ zusammen.
2. Einhaltung von Recht und Gesetz
KOA führt die Geschäfte im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften. Dies ist das wesentliche Grundprinzip für unser wirtschaftlich verantwortliches Handeln. Wir halten die geltenden rechtlichen Gebote und Pflichten ein. Die Geschäftsführung und alle Führungskräfte von KOA bekennen sich zu ihrer besonderen Verantwortung als Vorbild für die Mitarbeiter.
3. Unsere Verantwortung
Gleichbehandlung und Antidiskriminierung
KOA und seine Geschäftsführung und Mitarbeiter respektieren Unterschiede, die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen. Offenheit und gegenseitige Wertschätzung bestimmen den Umgang in unserem Unternehmen. Diskriminierungen am Arbeitsplatz werden nicht toleriert. Dies gilt sowohl für das Miteinander im Unternehmen als auch im Umgang mit unseren Kunden und Geschäftspartnern. KOA fördert Chancengleichheit und unterbindet Diskriminierungen bei der Einstellung, Beförderung oder Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter.
Vermeidung von Interessenkonflikten
Geschäftsentscheidungen werden ausschließlich im besten Interesse des Unternehmens getroffen. Dies bedeutet, dass Geschäftsentscheidungen frei von jeglichen Interessenkonflikten mit privaten Belangen oder anderweitigen wirtschaftlichen oder sonstigen Aktivitäten erfolgen. Im Zweifelsfall wendet sich der Mitarbeiter an seinen Vorgesetzten und/oder eine Führungskraft.
4. KOA und unsere Geschäftspartner
Bekämpfung von Korruption und Bestechung
KOA toleriert keine Handlungen, die auch nur den Anschein der Korruption erwecken könnten. Mitarbeiter von KOA werden keine Vorteile für sich oder einen anderen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Korruption schadet dem Wettbewerb, verhindert Fair Play und setzt KOA und jeden Mitarbeiter von KOA einem unnötigen Haftungsrisiko aus. Verstöße werden nicht toleriert und führen zu Sanktionen gegen die betroffenen Personen. KOA hat ein Compliance Programm entwickelt und Compliance Richtlinien erlassen. Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, in seinem Verantwortungsbereich aktiv an der Umsetzung der Vorgaben mitzuwirken.
Fairer Wettbewerb und Kartellrecht
KOA duldet keine Kartellverstöße oder die Verhinderung eines fairen Wettbewerbs. Wir legen Wert auf einen freien und fairen Wettbewerb.
Subventionsbetrug und Anstiftung zum Subventionsbetrug
Erfolgt die Vergabe eines Auftrages auf der Grundlage einer förmlichen Ausschreibung, wird KOA die Angebote mit anderen Bietern weder absprechen noch abstimmen.
Geldwäscheprävention
KOA hält die gesetzlichen Anforderungen zur Verhinderung von Geldwäsche ein und beteiligt sich nicht an Geldwäscheaktivitäten. Geldwäsche bedeutet, dass Vermögenswerte aus kriminellen Vorgängen durch weitere Geschäftsaktivitäten in den Umlauf gebracht werden. Jeder Mitarbeiter wird ungewöhnliche finanzielle Vorgänge, insbesondere mit Bargeldbezug, melden und prüfen lassen.
5. Grundsätze zur unternehmerischen Verantwortung
Achtung der Menschenrechte und faire Arbeitsbedingungen
KOA respektiert und unterstützt die Einhaltung international anerkannter Menschenrechte. Jegliche Form der Zwangs- und Kinderarbeit wird strikt abgelehnt. Dies erwarten wir auch von unseren Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
Einstehen für eine sichere und soziale Arbeitsumgebung
Die geltenden Gesetze, Vorschriften und Normen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz werden eingehalten. Jeder Mitarbeiter fördert die Sicherheit und den Arbeitsschutz in seinem Verantwortungsbereich. Jede Führungskraft wird die Mitarbeiter unterweisen und unterstützen.
Natur und Umwelt
KOA bemüht sich im Rahmen seiner Nachhaltigkeitsstrategie das ökologische Gleichgewicht zu erhalten, Umweltbelastungen zu vermeiden und natürliche Ressourcen zu schonen. Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich verantwortlich und verpflichtet, die Gesetze zum Umweltschutz einzuhalten. Jede Führungskraft wird die Mitarbeiter unterweisen und unterstützen.
6. Information und Schulungen
KOA informiert seine Mitarbeiter regelmäßig über aktuelle Themen im Zusammenhang mit diesem Verhaltenskodex. Darüber hinaus werden zu ausgewählten Themenfeldern regelmäßig Schulungen für Mitarbeiter angeboten.
7. Meldeverfahren
KOA fördert aktiv die Umsetzung der dem Verhaltenskodex zugrundeliegenden Richtlinien. Wir ermutigen jeden Mitarbeiter, auf Umstände hinzuweisen, die auf einen Verstoß gegen Gesetze oder Richtlinien hindeuten. Die Mitarbeiter können sich jederzeit vertrauensvoll an ihre unmittelbaren Vorgesetzten wenden. Diese sind auch erste Ansprechpartner bei Verständnisfragen zum Verhaltenskodex und weiteren Richtlinien.
Darüber hinaus hat KOA eine interne Helpline unter der zentralen Emailadresse compliance@koaeurope.de und eine externe Helpline zur einer Anwaltssozietät eingerichtet.
Die Geschäftsführung
KOA Europe GmbH
