Privacy Policy   /  Datenschutzerklärung

The protection of personal data and the responsible handling of information that you entrust us with are very important and are a priority for us. KOA Europe GmbH (KOA) collects, processes, and utilizes personal data only in accordance with the statutory regulations, i.e. the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). With this privacy policy, we inform you how, to what extent and for what purposes we collect and process personal data during your use of this website. We also inform you how we process personal data that we receive via our distribution network (e.g. via agents) or otherwise during distribution activities.

1. Data Controller

The data controller in the meaning of data protection law is KOA Europe GmbH, Kaddenbusch 6, 25578 Dägeling, Germany.

2. Contact Details of the Data Protection Officer

If you want to exercise your rights as listed under section 10 or if you have any questions regarding the treatment of personal data at KOA, you can contact our data protection officer:

Dr. Bernhard Freund
PLANIT // LEGAL, Jungfernstieg 1, 20095 Hamburg, Germany
datenschutz@koaeurope.de

3. Collection of Usage Data when Providing the Website

When you visit our website, we collect the necessary data to enable you to use the website (usage data). This includes your IP address and data on the beginning and end of the session, the pages visited as well as technical information (e.g. browser type, operating system and the URL visited before). These data are used by us to provide and to adequately design the website in our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).

3.1. Cookies

When you visit our website, information may be stored on your computer in the form of cookies. Cookies are small text files that are sent by a web server to your browser and stored on your computer. This allows us to recognize you when you visit the website again.
We use cookies to provide the website and its functionalities. You can configure your browser so that it does not store cookies and you may delete cookies from your website at any time. However, in that case, not all of the functionality of the website may be available to you.

4. Collection of Usage Data when Providing the Website; Web Analysis

Apart from the usage data (see section 3), you do not have to provide any personal data to use our website. If you do not provide any additional data, you may not be able to use the features described in this section 4. There are no further consequences.

We process your personal data if you use the following features:

4.1. Contact Form

If you contact us via the contact form, offered, the information provided by you (name, e-mail, company, country, postal code, subject, application, product no./categorie and the text of your enquiry) will be stored and processed by us to process your enquiry.

Insofar as this is necessary to address your request, we may transmit your information to another legal entity of KOA Group (e.g. if you request relates to a contract or an existing customer relationship with another KOA entity or relates to the products of such entity). Also, we may transfer your information within our distribution network to the agent in your region, if you request suggests that you have an interest to be supported by our network of distributors.

The legal basis for the processing of personal data in the above cases depends on the nature of your request and may be the processing necessary for pre-contractual measures on your request, for the performance of a contract or to fulfil our legitimate interest in offering a contact form for general requests (Art. 6(1)(a) and Art. 6(1)(f) GDPR).

4.2. Sample Requests

You can request samples via a form. In that case, we store your information (e.g. your name, company, department, contact details such as e-mail, telephone and post address, the requested product samples, the quantity, the desired delivery date and the application as well as the following optional information on the potential application of the products: timeline, quantity, location and your preferred KOA distributors, and a note). We process this information to address your request.

Please note that, if you order samples, we assume that you have a professional interest in a potential contractual relationship with KOA Group and in exchanging related information. We therefore use, where appropriate, our worldwide network of distributors in order to process your request most effectively and to adequately support you as our potential customer. For that reason, we may transfer the information you provided with your request to other legal entities of KOA Group or to an agent active in your region, so that they may take care of providing the sample and/or contact you for a “follow up” after you have received the samples.

The legal basis for the processing of personal data in the above cases is the processing is necessary to take steps at you request prior to entering into a contract (Art. 6(1)(a) GDPR) and our legitimate interest in promoting our sales and in maintain a group wide distribution structure (Art. 6(1)(f) GDPR).

4.3. Newsletter

If you have registered for our newsletter, we will regularly send you the KOA newsletter via e-mail. To register, you only have to provide you e-mail address. If in addition, you provide your name and company, we will use this information to personalise the newsletter. You may revoke your consent to receive the newsletter at any time with effect for the future. To do so, please use the link provided at the bottom of each newsletter. Alternatively, you can revoke your consent at any time by e-mail to info@koaeurope.de. Your consent is the legal basis for sending the newsletter (Art. 6(1)(b) GDPR).

4.4. Applying for a Job

If you decide to apply for a position and submit an application, we will process necessary or relevant information about you (such as salutation, title, name, postal address, e-mail, phone number, nationality, CV, application letter, letters of recommendation) for the purposes of the application process.

We may offer you to conduct an interview via Skype. This is not mandatory, alternatively we may have an interview via other means (such as phone or in person). In case you are available for interviews via Skype, please provide your Skype user account. Please note that we are not responsible for any data processing carried out by Skype. To learn more about the data processing by Skype, please refer to the Privacy Policy of Microsoft Corporation.

All of the above data provided by you for purposes of the application will exclusively be used for the application process. If your application is successful and we enter into an employment relationship with you, we will store your application data within your personnel file. Otherwise, we will delete the data six months after the end of the application process (until then, the data is stored in our legitimate interets for the defense against potential claims).

We may offer you to include your application in our applicants pool with your consent. This may be helpful if we cannot currently offer you a position or none of our positions fits your profile. If you agree to add your application to the pool, as soon as a vacancy opens that would be suitable for you, we will contact you. We will store your information in our applicant pool for a maximum of twelve months.

5. Data that we Receive via our Distribution Network or in the Context of Distribution Activities

As described under Sec. 4.2, KOA Group maintains a joint distribution infrastructure using a worldwide network of distributors and agents. If in this context, we receive requests and contact data of you as a (potential) business partner and we have reason to assume that you are interests in being contact by KOA, we may transfer your data within KOA Group and within our distribution network to the proper entities (in particular to the KOA entity and/or agent responsible for your region). The data will be used by us and by the recipients only for establishing and maintain a business relationship.

6. Data Transfer to Third Parties

Your personal data will only be transferred to third parties in the cases mentioned under 4.1, 4.2 and 5 (to companies of the KOA Group and/or agents) and only if this is permitted by law as described there or if you have given your prior consent. We will only disclose your data to governmental authorities within the scope of statutory obligations or following an official order or court decision.

7. Data Transfer to Countries Outside the EU

As far as necessary for our purposes mentioned under 4.1, 4.2 and 5, we may also transfer your data to recipients outside the EU. Data transfers within the KOA Group and to agents (Sections 4.1, 4.2 and 5) are in particular carried out if they are necessary for the execution of a contract with you or for pre-contractual measures at your request (see Art. 49(1)(b) GDPR. Apart from the aforementioned cases, we will only transfer your data to third countries if it is ensured that the recipient of the data guarantees an appropriate level of data protection and no other legitimate interests contradict the data transfer. If you have any further questions, please contact our data protection officer (see section 2).

8. Deletion

In general, we will delete your personal data as soon as they are no longer required for the purposes of collecting and processing them and insofar as there are no legal obligations to retain them. Legal retention periods of six and ten years apply in particular under German tax and commercial law.

9. Data Security

KOA has taken the necessary technical and organizational measures to protect the personal data provided by you from loss, destruction, manipulation and unauthorized access. Our employees are obliged to comply with data protection laws and to treat personal data as confidential. Both internal and external audits ensure compliance with all data protection processes at KOA.

To protect the personal data of our users, we use a secure online transmission method called “Secure Socket Layer” (SSL) transmission. This is indicated by the prefix “https://” or the green, closed lock icon. Click on the icon to display information about the SSL certificate used. SSL encryption ensures the encrypted and complete transfer of your data, e.g. if you fill out the forms provided on the website (sections 4.1 and 4.2).

10. Your Rights regarding Personal Data

Data protection law grants you a number of rights in relation to your personal data (so-called rights of data subjects). In general, this includes

• the right to request information about your personal data stored by us,
• the right to rectification of inaccurate data,
• the right to the erasure of data that may no longer be stored,
• the right to restrict the processing of data in certain cases,
• if processing is based on legitimate interests, the right to object to the processing on grounds relation to his or her particular situation (Art. 21(1) GDPR),
• the right to object to processing for purposes of direct marketing (Art. 21(2) GDPR),
• the right to data portability, i.e. the transmission of data that you have provided, in electronic form to you or to a third party, and
• the right to withdrawal of any consent given, with effect for the future.

Whether and to what extent these rights can be exercises in individual circumstances and what conditions apply depends on the law, i.e. the GDPR and the BDSG. You also have a right of appeal to the competent data protection supervisory authority. If you have any questions or complaints regarding data protection at KOA, however, we recommend that you first contact our data protection officer (see section 2).

11. No Automated Individual Decision Making

We do not use your personal data for automated individual decision making within the meaning of Art. 22 GDPR.

12. Amendment of the Privacy Policy

New legal requirements, business decisions or technical developments may require changes in our privacy policy. The privacy policy will then be amended accordingly. You will always find the latest version on our website.

13. Request by e-mail, telephone, or fax

If you contact us by e-mail, telephone or fax, your request, including all resulting personal data (name, request) will be stored and processed by us for the purpose of processing your request. We do not pass these data on without your consent.

These data are processed on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR if your inquiry is related to the fulfillment of a contract or is required for the performance of pre-contractual measures. In all other cases, the data are processed on the basis of our legitimate interest in the effective handling of inquiries submitted to us (Art. 6(1)(f) GDPR) or on the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) if it has been obtained; the consent can be revoked at any time.

The data sent by you to us via contact requests remain with us until you request us to delete, revoke your consent to the storage or the purpose for the data storage lapses (e.g. after completion of your request). Mandatory statutory provisions – in particular statutory retention periods – remain unaffected.

14. Our social media appearances

Data processing through social networks

We maintain publicly available profiles in social networks. The individual social networks we use can be found below.

Social networks such as Facebook, Twitter etc. can generally analyze your user behavior comprehensively if you visit their website or a website with integrated social media content (e.g., like buttons or banner ads). When you visit our social media pages, numerous data protection-relevant processing operations are triggered. In detail:

If you are logged in to your social media account and visit our social media page, the operator of the social media portal can assign this visit to your user account. Under certain circumstances, your personal data may also be recorded if you are not logged in or do not have an account with the respective social media portal. In this case, this data is collected, for example, via cookies stored on your device or by recording your IP address.

Using the data collected in this way, the operators of the social media portals can create user profiles in which their preferences and interests are stored. This way you can see interest-based advertising inside and outside of your social media presence. If you have an account with the social network, interest-based advertising can be displayed on any device you are logged in to or have logged in to.

Please also note that we cannot retrace all processing operations on the social media portals. Depending on the provider, additional processing operations may therefore be carried out by the operators of the social media portals. Details can be found in the terms of use and privacy policy of the respective social media portals.

Legal basis

Our social media appearances should ensure the widest possible presence on the Internet. This is a legitimate interest within the meaning of Art. 6 (1) lit. f GDPR. The analysis processes initiated by the social networks may be based on divergent legal bases to be specified by the operators of the social networks (e.g., consent within the meaning of Art. 6 (1) (a) GDPR).

Responsibility and assertion of rights

If you visit one of our social media sites (e.g., Facebook), we, together with the operator of the social media platform, are responsible for the data processing operations triggered during this visit. You can in principle protect your rights (information, correction, deletion, limitation of processing, data portability and complaint) vis-à-vis us as well as vis-à-vis the operator of the respective social media portal (e.g., Facebook).

Please note that despite the shared responsibility with the social media portal operators, we do not have full influence on the data processing operations of the social media portals. Our options are determined by the company policy of the respective provider.

Storage time

The data collected directly from us via the social media presence will be deleted from our systems as soon as you ask us to delete it, you revoke your consent to the storage or the purpose for the data storage lapses. Stored cookies remain on your device until you delete them. Mandatory statutory provisions – in particular, retention periods – remain unaffected.

We have no control over the storage duration of your data that are stored by the social network operators for their own purposes. For details, please contact the social network operators directly (e.g., in their privacy policy, see below).

Individual social networks

LinkedIn

We have a LinkedIn profile. The provider is the LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland. LinkedIn uses advertising cookies.

If you want to disable LinkedIn advertising cookies, please use the following link: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.

Data transmission to the US is based on the Standard Contractual Clauses (SCC) of the European Commission. Details can be found here: https://www.linkedin.com/legal/l/dpa and https://www.linkedin.com/legal/l/eu-sccs.

For details on how they handle your personal information, please refer to LinkedIn’s privacy policy: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

15. Note on linking

 

Note: You are leaving the KOA Europe GmbH website and will now be redirected to an external website. Please note that from this point on, the data protection regulations of the external website apply and they are responsible for protecting your data.

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Datenschutzerklärung

Die KOA Europe GmbH (KOA) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und beachten die Vorgaben des Datenschutzrechts, d.h. insbesondere die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie, in welchem Umfang und zu welchen Zwecken wir bei der Nutzung der KOA-Website personenbezogene Daten verarbeiten. Ebenso informieren wir Sie über die Verwendung Ihrer Daten in dem Fall, dass wir Ihre Daten über unser Vertriebsnetzwerk (z.B. über Agenten) oder sonst im Rahmen des Vertriebs erhalten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die KOA Europe GmbH, Kaddenbusch 6, D-25578 Dägeling.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Ihre unter Ziffer 10 genannten Rechte ausüben möchten oder Fragen zum Datenschutz bei uns oder zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Dr. Bernhard Freund
PLANIT // LEGAL, Jungfernstieg 1, 20095 Hamburg
datenschutz@koaeurope.de

3. Erhebung von Nutzungsdaten bei der Bereitstellung der Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, erheben wir die erforderlichen Daten, um Ihnen die jeweilige Nutzung zu ermöglichen (Nutzungsdaten). Hierzu zählen Ihre IP-Adresse und Daten über Beginn, Ende und Gegenstand Ihrer Nutzung der Website und die von Ihrem Browser übermittelten technischen Informationen (z.B. Browsertyp, Betriebssystem und zuvor besuchte Website). Diese Daten dienen der Erbringung und der bedarfsgerechten Gestaltung des Dienstes in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO).

3.1. Cookies

[borlabs_cookie]

Wenn Sie unsere Website besuchen, kann es sein, dass Informationen in Form eines Cookies auf Ihrem Computer abgelegt werden. Cookies sind kleine Text-Dateien, die von einem Webserver an Ihren Browser gesendet und auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert werden. Dies ermöglicht es, Sie beim wiederholten Besuch der Website wiederzuerkennen.

Wir setzen Cookies ein, um die Funktionalität der Website zu gewährleisten. Sie können das Speichern von Cookies in Ihrem Browser deaktivieren und haben jederzeit die Möglichkeit, diese von Ihrer Festplatte zu löschen. In diesem Fall stehen Ihnen möglicherweise nicht alle Funktionen dieser Website zur Verfügung.

3.2. Cookie-Einwilligung mit Borlabs Cookie

Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie von Borlabs Cookie, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Borlabs – Benjamin A. Bornschein, Georg-Wilhelm-Str. 17, 21107 Hamburg (im Folgenden Borlabs).

Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Borlabs-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Anbieter von Borlabs Cookie weitergegeben.

Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das Borlabs-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Details zur Datenverarbeitung von Borlabs Cookie finden Sie unter https://de.borlabs.io/kb/welche-daten-speichert-borlabs-cookie/

Der Einsatz der Borlabs-Cookie-Consent-Technologie erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

4. Datenverarbeitung, wenn Sie weitere Funktionen der Website nutzen

Über die Nutzungsdaten (siehe Ziffer 3) hinaus ist zur Nutzung unserer Website die Bereitstellung personenbezogener Daten nicht erforderlich. Stellen Sie uns keine weiteren personenbezogenen Daten zur Verfügung, können Sie ggf. die in dieser Ziffer 4 beschriebenen Funktionen nicht nutzen. Sonst ergeben sich für Sie keine Konsequenzen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie die folgenden Funktionen nutzen:

4.1. Kontaktformular

Wenn Sie mit uns über das Kontaktformular Verbindung aufnehmen, speichern wir Ihre Angaben (Ihren Namen, Ihre E-Mail, Ihr Unternehmen, das Land, die Postleitzahl, die Art der Anfrage, das Anwendungsgebiet, die Produktkategorie und den Text Ihrer Anfrage) und verarbeiten diese, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Soweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich oder Ihre Anfrage darauf gerichtet ist, übermitteln wir Ihre Angaben ggf. an ein anderes Unternehmen der KOA Gruppe (z.B., wenn sich Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder eine Kundenbeziehung mit einem anderen Unternehmen von KOA oder auf dessen Produkte bezieht). Ebenso können wir Ihre Angaben im Rahmen unseres Vertriebsnetzwerks an den für Ihre Region zuständigen Agenten übermitteln, wenn sich aus Ihrer Anfrage ein Interesse an der Betreuung durch unser Vertriebsnetzwerk ergibt.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist – je nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage – die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Vertragsanbahnung, eines Vertrags oder unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung eines Kontaktformulars für allgemeine Anfragen (Art. 6 Absatz 1 lit. a oder f DSGVO).

4.2. Sample Requests (Musterbestellungen)

Sie können bei uns über ein Formular Muster anfragen. In diesem Fall speichern wir Ihre Angaben (d.h. Ihren Namen, Ihr Unternehmen, die Abteilung, Ihre Kontaktangaben wie E-Mail, Telefon und Postanschrift, die angefragten Produktmuster, die Menge, das gewünschte Datum und das Anwendungsgebiet sowie die folgenden optionalen Angaben zum möglichen Einsatz der Produkte: Zeithorizont, Menge, Ort, Ihre bevorzugten KOA Distributoren und ggf. einen Kommentar). Wir verarbeiten diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Bitte beachten Sie, dass wir, wenn Sie Muster bestellen, von einem geschäftlichen Interesse an einer möglichen Vertragsbeziehung zur KOA Gruppe und einem entsprechenden Informationsaustausch ausgehen. Wir setzen daher nach Bedarf unser weltweites Vertriebsnetzwerk ein, um Ihre Anfrage bestmöglich zu bearbeiten und Sie als möglichen Kunden zu betreuen. Aus diesem Grund ist es möglich, dass wir die in Ihrer Anfrage gemachten Angaben an andere Unternehmen aus der KOA Gruppe oder an einen für Ihre Region zuständigen Agenten übermitteln, damit diese ggf. die Zusendung der Muster übernehmen und/oder sich im Zuge eines „Follow-Up“ nach Erhalt der Samples an Sie wenden können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen von Sample Requests ist die Zulässigkeit der Verarbeitung im Rahmen der Vertragsanbahnung (Art. 6 Absatz 1 lit. a DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesses an der Förderung unseres Absatzes sowie an der Unterhaltung einer konzernweiten Vertriebsstruktur (Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO).

4.3. Newsletter

Sofern Sie sich für den Newsletter angemeldet haben, senden wir Ihnen regelmäßig Informationen über KOA per E-Mail. Für die Anmeldung müssen Sie lediglich Ihre E-Mail-Adresse angeben. Wenn Sie zusätzlich Ihren Namen und Ihr Unternehmen angeben, verwenden wir diese Informationen, um den Newsletter zu personalisieren. Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür befindet sich am Ende eines jeden Newsletters ein Abmeldelink. Alternativ können Sie Ihre Einwilligung auch jederzeit per E-Mail an info@koaeurope.de widerrufen. Rechtsgrundlage für den Newsletterversand ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.4. Bewerbung

Wenn sie sich auf eine Stelle bewerben und eine Bewerbung einreichen, verarbeiten wir die erforderlichen und relevanten Informationen über Sie (wie Anrede, Titel, Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Nationalität, Lebenslauf, Anschreiben, Empfehlungsschreiben) für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens.

Ggf. laden wir Sie zu einem Bewerbungsgespräch per Skype ein. Dies ist freiwillig; als Alternative bieten wir Ihnen ein Bewerbungsgespräch auf anderem Wege an (z.B. per Telefon oder vor Ort). Sofern Sie für ein Gespräch per Skype zur Verfügung stehen, nennen Sie uns bitte Ihren Skype-Account. Bitte beachten Sie, dass wir für die Datenverarbeitung durch Skype nicht verantwortlich sind. Um mehr über die Datenverarbeitung durch Skype zu erfahren, konsultieren Sie bitte die Datenschutzerklärung von Microsoft.

Alle vorgenannten Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, verarbeiten wir ausschließlich für das Bewerbungsverfahren. Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie ein Beschäftigungsverhältnis mit uns eingehen, nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen zur Personalakte. Anderenfalls löschen wir die Daten sechs Monate nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens (bis erfolgt die Aufbewahrung in unserem berechtigten Interesse zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche).

Ggf. bieten wir Ihnen die Aufnahme in unseren Bewerberpool an. Dies kann hilfreich sein, falls wir Ihnen aktuell keine Position anbieten können oder keine der offenen Positionen auf Ihr Profil passt. Wenn Sie in die Aufnahme in den Bewerberpool einwilligen, informieren wir Sie, sobald sich eine passendes Jobangebot für Sie ergibt. Wir speichern ihre Daten im Bewerberpool für längstens zwölf Monate.

5. Daten, die wir über unser Vertriebsnetzwerk oder sonst im Vertrieb erhalten

Wie unter Ziffer 4.2 beschreiben, unterhält die KOA-Gruppe eine gemeinsame Vertriebsstruktur unter Einsatz eines weltweiten Netzwerks von Distributoren und Agenten. Wenn wir in diesem Rahmen Anfragen und Kontaktdaten von Ihnen als (potentiellem) Geschäftspartner erhalten und wir von einem Interesse Ihrerseits an einer Ansprache durch KOA ausgehen können, geben wir Ihre Daten ggf. innerhalb des KOA Gruppe und innerhalb des Vertriebsnetzwerk an die zuständigen Ansprechpartner weiter (insbesondere an die für Ihre Region zuständige Gesellschaft bzw. den zuständigen Agenten). Die Daten werden von uns und den Empfängern ausschließlich zur Anbahnung und Betreuung der Geschäftsbeziehung verwendet.

6. Übermittlung an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ggf. in den unter 4.1, 4.2 und 5 genannten Fällen (an Unternehmen der KOA Gruppe und/oder Agenten). Die Übermittlung erfolgt dabei nur, sofern wie dort beschrieben eine gesetzliche Erlaubnis besteht oder Sie zuvor eingewilligt haben. An staatliche Stellen geben wir Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Pflichten oder aufgrund einer behördlichen Anordnung oder gerichtlichen Entscheidung weiter.

7. Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU

Soweit für die unter Ziffer 4.1, 4.2 und 5 genannten Zwecke erforderlich, übermitteln wir Ihre Daten ggf. auch an Empfänger außerhalb der EU. Übermittlungen innerhalb der KOA Gruppe und an Agenten (Ziffer 4.1, 4.2 und 5) nehmen wir insbesondere vor, wenn diese zur Durchführung eines Vertrages mit Ihnen oder für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Antrag hin erforderlich sind (siehe Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Im Übrigen übermitteln wir Ihre Daten nur in Drittländer, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger gewährleistet ist und der Datenübermittlung keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen. Sollten Sie dazu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2).

8. Löschung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die mit der Erhebung und Verarbeitung verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren ergeben sich insbesondere nach dem deutschen Steuer- und Handelsrecht.

9. Datensicherheit

KOA hat die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Unsere Mitarbeiter sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet und entsprechend geschult. Sowohl interne als auch externe Prüfungen sichern die Einhaltung aller datenschutzrelevanten Prozesse bei KOA.
Zum Schutz der personenbezogenen Daten unserer Nutzer benutzen wir ein sicheres Online-Übertragungsverfahren, die so genannte “Secure Socket Layer” (SSL)-Übertragung. Sie erkennen dies an dem Präfix “https://” bzw. an dem grünen, geschlossenen Schloss-Symbol. Durch Anklicken des Symbols erhalten Sie Informationen über das verwendete SSL-Zertifikat. Die SSL-Verschlüsselung gewährleistet die verschlüsselte und vollständige Übertragung Ihrer Daten, z.B. wenn Sie unsere Formulare nutzen (Ziffer 4.1 und 4.2).

10. Ihre Rechte bezüglich personenbezogener Daten

Das Datenschutzrecht gewährt Ihnen eine Reihe von Rechten in Bezug auf Daten, die Ihre Person betreffen (sogenannte Betroffenenrechte). Allgemein sind dies

• das Recht, Auskunft zu verlangen über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten,
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• das Recht auf Löschung von Daten, die nicht mehr gespeichert werden dürfen,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen,
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, wenn diese auf berechtigten Interessen beruht und sie in ihrer Situation begründete gegenteilige Interessen geltend machen (Art. 21 Absatz 1 DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung (Art. 21 Absatz 2 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. auf Übertragung von Daten, die sie bereitgestellt haben, in elektronischer Form an Sie oder an einen Dritten, und
• das Recht auf Widerruf ggf. erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Ob und inwieweit diese Rechte im Einzelfall vorliegen und welchen Bedingungen gelten, ergibt sich aus dem Gesetz, d.h. aus der DSGVO und dem BDSG. Sie haben ferner ein Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Soweit sie Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz bei KOA haben, empfehlen wir Ihnen jedoch, sich zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden (siehe Ziffer 2).

11. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

12. Änderung der Datenschutzerklärung

Neue rechtliche Vorgaben, unternehmerische Entscheidungen oder die technische Entwicklung erfordern gegebenenfalls Änderungen in unserer Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung wird dann entsprechend angepasst. Die aktuellste Version finden Sie immer auf unserer Website.

13. Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

14. Datenverarbeitung durch soziale Netzwerke

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken. Die im Einzelnen von uns genutzten sozialen Netzwerke finden Sie weiter unten.

Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter etc. können Ihr Nutzerverhalten in der Regel umfassend analysieren, wenn Sie deren Website oder eine Website mit integrierten Social-Media-Inhalten (z. B. Like-Buttons oder Werbebannern) besuchen. Durch den Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden zahlreiche datenschutzrelevante Verarbeitungsvorgänge ausgelöst. Im Einzelnen:

Wenn Sie in Ihrem Social-Media-Account eingeloggt sind und unsere Social-Media-Präsenz besuchen, kann der Betreiber des Social-Media-Portals diesen Besuch Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Ihre personenbezogenen Daten können unter Umständen aber auch dann erfasst werden, wenn Sie nicht eingeloggt sind oder keinen Account beim jeweiligen Social-Media-Portal besitzen. Diese Datenerfassung erfolgt in diesem Fall beispielsweise über Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden oder durch Erfassung Ihrer IP-Adresse.

Mit Hilfe der so erfassten Daten können die Betreiber der Social-Media-Portale Nutzerprofile erstellen, in denen Ihre Präferenzen und Interessen hinterlegt sind. Auf diese Weise kann Ihnen interessenbezogene Werbung in- und außerhalb der jeweiligen Social-Media-Präsenz angezeigt werden. Sofern Sie über einen Account beim jeweiligen sozialen Netzwerk verfügen, kann die interessenbezogene Werbung auf allen Geräten angezeigt werden, auf denen Sie eingeloggt sind oder eingeloggt waren.

Bitte beachten Sie außerdem, dass wir nicht alle Verarbeitungsprozesse auf den Social-Media-Portalen nachvollziehen können. Je nach Anbieter können daher ggf. weitere Verarbeitungsvorgänge von den Betreibern der Social-Media-Portale durchgeführt werden. Details hierzu entnehmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Social-Media-Portale.

Rechtsgrundlage

Unsere Social-Media-Auftritte sollen eine möglichst umfassende Präsenz im Internet gewährleisten. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von den sozialen Netzwerken initiierten Analyseprozesse beruhen ggf. auf abweichenden Rechtsgrundlagen, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke anzugeben sind (z. B. Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Verantwortlicher und Geltendmachung von Rechten

Wenn Sie einen unserer Social-Media-Auftritte (z. B. Facebook) besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Sie können Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl ggü. uns als auch ggü. dem Betreiber des jeweiligen Social-Media-Portals (z. B. ggü. Facebook) geltend machen.

Bitte beachten Sie, dass wir trotz der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit den Social-Media-Portal-Betreibern nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Social-Media-Portale haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insb. Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der sozialen Netzwerke (z. B. in deren Datenschutzerklärung, siehe unten).

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